¿Cómo implantar con éxito un ERP en mi empresa?

Los sistemas de planificación de recursos empresariales ERP tienen un coste importante de implantación en horas de trabajo y dinero. Para lograr una buena experiencia, ganar productividad y tiempo en el proceso de implantación, es necesario planificar con antelación y mirar al detalle ciertos aspectos que a continuación describiremos para ayudar a su organización a desplegar con éxito, o al menos minimizando los problemas potenciales que surgen en el proceso de implantación de un ERP.

 

Planifique antes de comenzar una evaluación de software ERP.

En primer lugar, es necesario responder a este par de preguntas: ¿Cuáles son los procesos actuales de mi organización? ¿Cómo puedo evolucionar estos procesos para alcanzar los máximos beneficios para mi empresa y aprovechar mis recursos para lograr los objetivos? Para responder a estas interrogantes es necesario realizar previamente una auditoría interna de la organización con todos sus procesos y políticas. Si no cuenta con recursos internos, recomendamos que utilice un técnico, consultor o proveedor especializado en su sector que tenga experiencia en implementación de soluciones ERP.

Elija un proveedor con buenos antecedentes, que sea flexible y escuche atentamente sus necesidades. 

Los casos de éxito en las páginas webs de los proveedores de software de gestión empresarial son una buena herramienta para investigar la reputación de la empresa. Otra opción es solicitar directamente al vendedor, algunas referencias de su cartera de clientes.

Asigne un gerente de proyecto.

Asigne un encargado dedicado a supervisar la correcta implementación de su ERP. Esto le ayudará a encontrar información oportuna sobre la evolución del proyecto en cualquier momento que lo desee y además podrá garantizar el cumplimiento de los tiempos de cada una de las fases del trabajo.

Involucre a personas clave de todos los departamentos de la organización.

Elija un pequeño equipo que quiera involucrarse en el proceso, que tenga ganas de hacer las cosas bien y que entienda la magnitud del proyecto y los beneficios que aportará a la empresa.

Establezca las prioridades y asigne una tarea a la vez.

Los trabajadores responsables de la administración del ERP deberán entender claramente tanto las tareas que deben realizar para mantener el correcto funcionamiento del software, como los aspectos esenciales que necesitan manejar para resolver cualquier incidencia.

Invierta tiempo y recursos monetarios para la formación de sus empleados de cara a afrontar con éxito la nueva herramienta.

Es importante entender que de antemano, habrá una pequeña resistencia al cambio y deberá manejar a su personal adecuadamente para que esto tenga las mínimas implicaciones, aportándoles seguridad, información pertinente y comunicación eficaz para que cuenten con las bases para afrontar positivamente la nueva herramienta de trabajo.

Importe datos de calidad a su nuevo ERP.

Para comenzar a trabajar correctamente desde el principio, el responsable de la migración de los datos a su nuevo ERP, deberá programar adecuadamente los parámetros para que la información sea la correcta, minimizando la probabilidad de errores.

Tenga en cuenta siempre que el Planificador de Recursos Empresariales le ayudará a mejorar sus procesos.

Deberá centrar sus expectativas y objetivo general de la implementación en la optimización de su cadena de valor y poder hacer un estudio detallado de los costes. Cualquier planificador de recursos le ayudará a mejorar y deberá tener en mente que algunos aspectos de la inteligencia empresarial se escaparán por más flexible que sea el sistema ERP que elija.

Deberá trabajar en resumir los procesos, implementar nuevas formas de trabajo y abrir paso a nuevas y mejores costumbres.

Todo esto le ayudará a innovar en procesos, aceptando las nuevas metodologías de trabajo que implicarán la reducción de costes y ganancia de tiempo.

Piense en hacer mantenimiento preventivo. 

Idee una estrategia para mantener el sistema al día, protegiendo los datos, prestando atención a la actualización de licencias, implementando mejoras en la tecnología para conseguir que nuestro sistema siempre responda correctamente porque lo mantenemos a la vanguardia con las actualizaciones.

Conozca en profundidad su ERP. 

Cree una lista general de las características del sistema, haga seguimiento de su utilización y revise periódicamente el uso de cada aplicación para garantizar que las funciones están siendo utilizadas correctamente y descubrir cuáles son las funcionalidades que no están siendo utilizadas aún. Esto le ayudará a tener una buena comprensión de las características que se utilizan en un sistema ERP y aprovechar las oportunidades para automatizar aún más sus procesos de negocio, completar funciones rápidamente y cumplir con los objetivos de negocio.

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